Przyjmowanie i załatwianie spraw
Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw
Stosownie do § 40 ust. 1 załącznika 1 (Instrukcji kancelaryjnej) do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych – Dz. U. Nr 14, poz. 67 z 2011 r., korespondencję wpływającą do Instytucji Kultury Ars Cameralis przyjmuje i rejestruje Sekretariat Instytucji.Formy przekazywania korespondencji
- Poczta tradycyjna – wysyłka na adres: Instytucja Kultury Ars Cameralis, 40-036 Katowice, ul. Ligonia 7.
- Emailem: wysyłka na adres sekretariatu Instytucji – info@arscameralis.pl
- Osobiście w sekretariacie Instytucji (pokój nr 211)
- Adres do doręczeń elektronicznych (ADE): AE:PL-37290-14840-EEBDD-22
- Skrytka EPUAP: osoby posiadające bezpieczny podpis elektroniczny (weryfikowany za pomocą kwalifikowanego certyfikatu) lub Profil Zaufany mogą załatwiać sprawy za pośrednictwem Internetu poprzez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą.
Tłumacz polskiego języka migowego (PJM)
Instytucja zapewni bezpłatną pomoc tłumacza języka migowego przy załatwieniu spraw za pomocą polskiego języka migowego (PJM). Osoba uprawniona powinna zgłosić chęć skorzystania z usług tłumacza co najmniej na 7 dni roboczych przed zdarzeniem, z wyłączeniem sytuacji nagłych. Chęć skorzystania z usługi należy zgłosić w formie mailowej lub papierowej.Przyjęcie interesanta
Przyjmowanie i załatwianie spraw odbywa się w godzinach pracy Instytucji, tj. od poniedziałku do piątku, od 9:00 do 17:00 w siedzibie Instytucji Kultury Ars Cameralis przy ul. Ligonia 7 w Katowicach.Spotkanie z Dyrekcją Instytucji jest możliwe po wcześniejszym uzgodnieniu terminu spotkania z Sekretariatem.
Skargi i wnioski
Skargi i wnioski mogą być przekazywane każdą z wyżej wspomnianych form.Dyrektor Instytucji lub osoba przez niego upoważniona przyjmuje strony w sprawach skarg i wniosków w pierwszy czwartek miesiąca w godzinach 12:00 – 14:00, po wcześniejszym umówieniu spotkania w sekretariacie.
Książka skarg i wniosków znajduje się w Sekretariacie Instytucji.
Skargi i wnioski powinny zawierać imię i nazwisko (nazwę) oraz adres oraz kontakt do skarżącego (wnioskodawcy). W przypadku gdy skargi i wnioski nie zawierają ww. danych, pozostawia się je bez rozpoznania.
Skargi lub wnioski są załatwiane niezwłocznie, lecz nie później niż do 14 dni, natomiast skargi i wnioski wymagające uzgodnień lub przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego – do 30 dni.
Obieg dokumentów
Obieg, rejestracja, znakowanie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów odbywa się na zasadach określonych w Instrukcji Kancelaryjnej.Wszelkie pisma przesyłane na adres Instytucji przyjmowane są przez sekretariat i ewidencjonowane, a następnie przekazywane do poszczególnych pracowników w celu ich rozpatrzenia i odpowiedniego załatwienia. Pracownik odpowiedzialny za załatwienie sprawy przygotowuje pismo wraz załącznikami, po podpisaniu przez dyrektora wysyła je adresatowi.
W razie nieobecności Dyrektora, zastępuje go Pełnomocnik. Odpowiedź na złożone pismo następuje w ciągu 14 dni, chyba że obowiązujące przepisy ustanawiają inny termin załatwienia sprawy.